Kuinka PDF-kaavat toimivat?

Valtaosa varsinkin yksityisten kaavanvalmistajien kaavoista on saatavilla PDF-muodossa. Joissakin tapauksissa ostaja voi valita haluaako kotiin postitettavan painetun kaavan vai itsetulostettavan PDF-kaavan. PDF-kaavan valitsemiseen on paljon hyviä syitä kun yleensä alhaisempi hinta ja pikainen toimitus. PDF-kaavoissa on kuitenkin omat jännitysmomenttinsa. Ajattelin tänään avata PDF-kaavan prosessia, jotta yhä useampi uskaltautuisi kokeilemaan niitä – ja samalla tukemaan yksityisiä kaavanvalmistajia heidän yritystoiminnassaan.

PDF-kaavan ostaminen

PDF-kaavojen ostoprosessi vaihtelee kunkin yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Kuvailen tässä esimerkkinä prosessin, jonka kaltaisiin itse olen useimmiten törmännyt. Yritysten verkkosivuilla kuvataan yleensä aika hyvin kuinka kaavan toimitus tapahtuu, ja tarvittaessa kannattaa olla suoraan yhteydessä kaavan tarjoajaan ja kysyä tarkennusta.

Kun löytämänsä ihanan kaavan on siirtänyt ostoskoriin ja maksanut, tulee ruudulle yleensä tilausvahvistus. PDF-kaavojen toimitustapa vaihtelee. Jotkut toimittavat kaavan suoraan PDF-tiedostona sähköpostiin. Hyvin usein kaavan ostajalle toimitetaan kuitenkin latauslinkit. Joissakin kaupoissa PDF-tiedostojen latauslinkki on ruudulle ilmestyvässä tilausvahvistuksessa. Jotkut puolestaan lähettävät linkin ostajan sähköpostiin. Latauslinkkien kanssa kannattaa olla tarkkana. Usein niissä on rajallinen määrä latauskertoja. Tällä varmistetaan, ettei kaava lähde leviämään laittomasti ympäriinsä. Kannattaa siis ladata kaavat välittömästi ja tallentaa tiedostot varmaan talteen. Itseltäni löytyy jokaista hankkimaani PDF-kaavaa varten oma sähköinen kaavakansio. Näin kaavat pysyvät tallesssa ja järjestyksessä.

Useimmiten PDF-kaavojen toimitus on nopeaa, mutta pienemmät yritykset saattavat odottaa rahojen näkymistä tilillä ennen kaavan toimittamista.

PDF-kaavan tulostaminen

Kun tiedostot ovat varmassa tallessa tallennettuina, on aika tulostaa kaava. Tulostaessa kannattaa pitää mielessä pari asiaa:

• Kaavaan kuuluvat sivut tulostetaan yksipuolisina. Muista siis ottaa kaksipuolinen tulostus pois päältä, jos se on tulostimesi oletusasetuksena.
• Tulostettavaa sivua ei tule sovittaa paperin kokoon tai muutenkaan skaalata. Tulostimesta tulee valita 100 % koko. Muussa tapauksessa kaava tulostuu liian suurena tai pienenä.

PDF-kaavojen ensimmäisellä sivulla on yleensä tarkistusneliö. Neliössä kerrotaan minkä kokoinen sen tulee tulosteessa olla, jotta kaava on oikean kokoinen. Standardi tarkistusneliön koko on 10 cm x 10 cm, mutta tämä kannattaa kuitenkin varmistaa kaavasta.

Jos tulostimen asetukset eivät ole ihan selvät, kannattaakin tulostaa ensin vain tarkistusneliön sisältävä sivu ja mitata viivottimella, että kaava tulostuu oikean kokoisena. Näin säästää aikaa, vaivaa ja mustetta.

PDF-kaavan kokoaminen

Kaavan kokoaminen on monelle se ahdistavin vaihe. Suosittelen varaamaan tähän prosessiin aikaa, teetä ja musiikkia – tai vaikkapa hyvän televisio-ohjelman. Kokoaminen koostuu parista ei vaiheesta.

Ensimmäisessä vaiheessa kaavan jokaisesta osasta tulee leikata turhat reunat pois. Koska tulostimien marginaaleissa on eroja, kaavoihin tulostuu aina ylimääräiset reunat. Kaavoissa on yleensä hyvin selkeästi merkitty mitä viivaa pitkin reunat tulee leikata pois. Leikkaamiseen voi käyttää saksia tai paperileikkuria. Paperileikkurilla prosessi tapahtuu kätevämmin, mutta saksillakin pärjää mainiosti. PDF-kaavoissa voi olla todella monta sivua, joten tähän leikkaamisvaiheeseen menee helposti paljon aikaa. Riippuen kokoamistaktiikasta, saattaa riittää, että kaavasta leikkaa pois ylimmän reunan ja vasemman reunan. Oma tekniikka selviää parhaiten kokeilemalla.

Kun kaavan kaikki sivut on leikattu oikean kokoisiksi, alkaa kaavan varsinainen kokoaminen. Kaavan sivuilla on yleensä selkeät kohdistusmerkit. Useimmiten ne ovat numeroita ja kirjaimia. Kaavan osat voi liimata yhteen (jos on jättänyt oikean reunan aina leikkaamatta) tai teipata yhteen. Itse suosin yleensä teippiä, koska kaava on mielestäni silloin helpompi taitella kasaan varastointia varten. Tässäkin oma suosikkityyli selviää kokeilemalla. Kaavan kohdistusmerkkien kohdistamisessa kannattaa olla huolellinen. Kohdistusmerkkien lisäksi on hyvä tarkistaa, että kaavan viivat ja muut merkinnätkin osuvat kohdilleen. Ihan aina reunojen leikkaaminen ei ole sujunut täysin suoraan, joten sen vuoksi ei kannata luottaa sokeasti paperien reunojen suoruuteen.

Lopputuloksena, kun kaikki kaavan osat on kohdistettu ja kiinnitetty toisiinsa, on valmis kaava-arkki, joka saattaa olla hyvinkin suuri. Valmiiksi kootusta arkista voi leikata suoraan irti oman kokonsa mukaiset kaavat tai vaihtoehtoisesti ne voi jäljentää kaavapaperille. Itse suosin jälkimmäistä metodia, sillä en halua käydä kokoamisurakkaa uudestaan läpi siltä varalta, että haluan tehdä saman kaavan toisessa koossa.

PDF-kaavojen säilytys

Lopuksi vielä muutama sana tulostettujen ja koottujen PDF-kaavojen säilytyksestä. Ensiksikin on hyvä huomata, että PDF-kaavat vievät paksun paperin vuoksi yleensä enemmän tilaa kuin ohuelle silkkipaperille painetut kaavat. Jotta kaavan kokoamisurakka ei menisi hukkaan, kannattaa kaavojen säilyttämiseen kehitellä jokin systeemi. Itse käytän suuria kirjekuoria, joiden päälle kirjoitan kaavan nimen ja jonka sisään taittelen kaavan osat ja ohjeet, mikäli olen tulostanut nekin.